Τα Καθήκοντα και ο Ρόλος του Μάνατζερ

Είναι Δευτέρα πρωί, και ο ιδιοκτήτης της εταιρείας σας καλεί στο γραφείο του για μια συνάντηση.
«Ωχ, τι να θέλει πάλι πρωινιάτικα και Δευτεριάτικα;» σκέφτεστε, προσπαθώντας να επιστρατεύσετε τον πιο κουρασμένο ενθουσιασμό σας για να δείξετε ενδιαφέρον.

Στη συνάντηση, αφού σας επαινεί για τη δουλειά σας και σας εκφράζει την εμπιστοσύνη του, σας ανακοινώνει ότι θέλει να αναλάβετε ως υπεύθυνος του τμήματός σας. Με λίγα λόγια, προϊστάμενος — ή μάνατζερ ομάδας.

Και συνεχίζει: δεν θέλει πια να ασχολείται με τα καθημερινά προβλήματα, τα απρόοπτα των πελατών, τις καθυστερήσεις στην παραγωγή ή τις γκρίνιες των εργαζομένων. Θέλει εσείς να τα αναλάβετε όλα αυτά, έτσι ώστε η δουλειά να “πηγαίνει ρολόι”.
Σας ανακοινώνει επίσης μια αύξηση στο μισθό, ένα διοικητικό επίδομα και, αν όλα πάνε καλά, και ένα bonus.

Ακούγεται δελεαστικό, έτσι δεν είναι;
Υπάρχουν λόγοι να αισθάνεστε ικανοποίηση και υπερηφάνεια — και φυσικά, τα επιπλέον χρήματα δεν είναι αμελητέα.
Κι όμως, νιώθετε ένα σφίξιμο στο στομάχι. Ένα άγχος αρχίζει να σας κυριεύει:
«Προϊστάμενος; Και τι ακριβώς θα κάνω δηλαδή; Εγώ θα έχω την ευθύνη του τμήματος; Πώς γίνεται αυτό; Τι πρέπει να κάνω; Κι αν τα κάνω θάλασσα;»

Απόλυτα φυσιολογικά ερωτήματα.
Κάθε φορά που κάποιος αναλαμβάνει μια θέση ευθύνης, αντιμετωπίζει αυτές τις σκέψεις και προκλήσεις.
Το ίδιο συμβαίνει και σε περιπτώσεις διαδοχής — όταν ο ιδιοκτήτης θέλει να μεταβιβάσει τη διοίκηση στον γιο ή την κόρη του.
Η διοίκηση είναι ένα νέο, συχνά άγνωστο πεδίο, και για κάποιον που δεν την έχει βιώσει, μοιάζει με “βαθιά νερά”.

Ποια Είναι Τα Καθήκοντα Ενός Μάνατζερ;
Είτε είστε μάνατζερ σε πιτσαρία, είτε σε εργοστάσιο, είτε σε τμήμα πωλήσεων ή σε εστιατόριο, τα καθήκοντά σας ως υπεύθυνος ομάδας συνοψίζονται σε έξι βασικές λειτουργίες μάνατζμεντ:

• Προγραμματισμός εργασιών
• Οργάνωση εργασιών
• Εκπαίδευση προσωπικού
• Διεύθυνση και παρακίνηση
• Λήψη αποφάσεων
• Έλεγχος

Αν θέλαμε να το επεκτείνουμε, θα προσθέταμε και το coaching (ενδυνάμωση και εμψύχωση), το οποίο αποτελεί ουσιαστικά προέκταση της διεύθυνσης.

Από Υπάλληλος Σε Μάνατζερ
Μέχρι χθες, ως υπάλληλος ή τεχνίτης, ο ρόλος σας ήταν να κάνετε τη δουλειά σας καλά και γρήγορα.
Τώρα όμως, ο ρόλος σας αλλάζει:
Η δική σας δουλειά είναι να κάνουν οι άλλοι καλά και γρήγορα τη δική τους.

Με άλλα λόγια, ενώ πριν διαχειριζόσασταν τον εαυτό σας — ώστε να είστε συνεπής, παραγωγικός και συνεργάσιμος — τώρα χρειάζεται να διαχειριστείτε άλλους ανθρώπους για να πετυχαίνουν τα ίδια.
Και φυσικά, δεν μπορείς να διοικήσεις τους άλλους αν πρώτα δεν έχεις μάθει να διοικείς τον εαυτό σου.
Όμως κι αυτό, από μόνο του, δεν είναι αρκετό.

Οι 6 Βασικές Λειτουργίες Του Μάνατζμεντ

1. Προγραμματισμός
Ο μάνατζερ σχεδιάζει τις εργασίες καθημερινά, εβδομαδιαία ή μηνιαία, ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι και να τηρείται η πολιτική της εταιρείας.
Πόσα κομμάτια θα παραχθούν σήμερα; Πόσες πωλήσεις πρέπει να κλείσουν; Ποιες παραγγελίες πρέπει να φύγουν;
Αυτό είναι το στάδιο του σχεδιασμού.

2. Οργάνωση
Κατανέμει τις εργασίες, ορίζει ποιος θα κάνει τι, πώς και μέχρι πότε.
Η σαφήνεια στα καθήκοντα και τα deadlines είναι κρίσιμη για την ομαλή λειτουργία.

3. Εκπαίδευση προσωπικού
Δείχνει τη δουλειά, εξηγεί τις διαδικασίες, μεταδίδει εμπειρία και τεχνικές.
Στόχος: η εργασία να γίνεται σωστά, γρήγορα και οικονομικά.

4. Διεύθυνση και παρακίνηση
Επιλέγει προσωπικό (σε συνεργασία με τη διοίκηση), εμψυχώνει και κινητοποιεί.
Γνωρίζει τι “κινητοποιεί” κάθε άνθρωπο, ώστε να βάζει τον καλύτερο εαυτό του και να κάνει το “έξτρα μίλι”.

5. Λήψη αποφάσεων
Μέσα στα όρια της ευθύνης του, αποφασίζει τι έχει προτεραιότητα, ποιος κάνει τι, ποιος παίρνει άδεια, ποιος αναλαμβάνει νέο έργο.

6. Έλεγχος
Αναθέτεις τη δουλειά, αλλά και ελέγχεις αν έγινε.
Ο έλεγχος δεν σημαίνει να είσαι “πάνω από το κεφάλι” των άλλων.
Σημαίνει να παρακολουθείς αποτελέσματα και δείκτες απόδοσης — πωλήσεις, παραγωγικότητα, εισπράξεις κ.ά.
Μια εξαιρετική πρακτική είναι η καθημερινή σύντομη συνάντηση (5-10 λεπτών) με κάθε μέλος της ομάδας, όπου συζητάτε τη λίστα εργασιών και τις προτεραιότητες.
Αυτή η “καθημερινή επισκόπηση” (daily to-do list review) προλαμβάνει αστοχίες, οργανώνει τον χρόνο και κρατά την ομάδα ευθυγραμμισμένη.
Ακόμα και στην τηλεργασία, μπορεί να γίνει μέσω σύντομου video call.

Η Τέχνη Του Ελέγχου Και Της Επικοινωνίας
Ο έλεγχος πρέπει να γίνεται με σεβασμό.
Δεν μειώνουμε, δεν προσβάλλουμε, δεν επικρίνουμε δημόσια.
Μπορούμε να σχολιάσουμε μια συμπεριφορά, αλλά ποτέ το άτομο.
Αν κάτι δεν έγινε σωστά, το συζητάμε κατ’ ιδίαν, εξηγούμε την ορθή πρακτική και κλείνουμε με μια θετική νότα:
«Είμαι σίγουρος ότι από εδώ και πέρα θα πάμε εξαιρετικά!»

Το Διοικείν Είναι Επιστήμη Και Τέχνη
Η διοίκηση δεν είναι μόνο θέμα εμπειρίας ή χαρακτήρα.
Είναι επιστήμη με μεθοδολογία και τέχνη που καλλιεργείται.
Οι ηγετικές δεξιότητες δεν είναι έμφυτες — διδάσκονται και αναπτύσσονται.

Αυτό σημαίνει ότι ο καθένας μπορεί να γίνει αποτελεσματικός μάνατζερ, αρκεί να έχει διάθεση να μάθει, να βελτιωθεί και να εξελιχθεί.